Как написать служебную записку начальнику

 

Образец оформления служебной записки. Служебная записка составляется с целью ведения. В каких случаях составляется должностная записка и зачем используется данный документ? Какие особенности и нюансы следует учитывать при оформлении документа. Куда передается?

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 04 мая 2019 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В кондитерском цехе с 02 мая 2019 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен

прошу:

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Скачать образец служебной записки

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Служебная записка

Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса. Посредством этого вида документа решаются вопросы как внутри подразделений, так и между работниками и вышестоящими должностными лицами. Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально.

Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 (499) 288 16 73 (Москва) +7 (812) 385 57 31 (СПБ) 8 (800) 550 47 39 (Остальные регионы) Это быстро и бесплатно!

Содержание служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию. Служебная записка, в которой работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.

Основные вопросы, по которым составляется служебная записка:

  • вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением;
  • вопросы информационного характера;
  • вопросы по организации рабочего процесса;
  • хозяйственные вопросы.

Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД ). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ » УСД . УСОРД. Требования к оформлению документов».

Прежде всего, шапка, содержащая адресат служебной записки, с указанием структурного подразделения организации, должность и ФИО получателя, должна находиться в правом верхнем углу. Далее следует указать дату написания документа и его регистрационный номер. По центру указывается название документа: «Служебная записка». Далее непосредственно сам текст документа, содержащий основную цель (просьбу, предложение и т.д.). После текста следует указать подразделение, а так же должность составителя документа, его ФИО и подпись.

Служебная записка является самым распространенным видом документов на любом предприятии.

Служебная записка – это, своего рода, деловая переписка между работниками отделов и их руководителями. Она является одним из самых распространенных видов документов на многих предприятиях и организациях.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходовп. 1 ст. 252 НК РФ, например:

  • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременноПостановление ФАС МО от № А40-100845/10-4-498;
  • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометрап. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ. На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показанийПисьмо ФНС от № ШС-37-3/6848;
  • объяснительная записка может пригодиться:
  • <или>для получения вычета по НДФЛ на ребенкаподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычетыПисьмо ФНС от № 3-5-04/[email protected];
  • <или>для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документыПисьмо Минздравсоцразвития от № 194-13.

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документап. 2 ст. 9 Закона от № 129-ФЗ.

Фото 1

Нужно ли оформлять документ на имя директора?

Этот документ следует оформить, если работник (неважно, какую должность он в данной компании занимает) считает нужным донести что-то важное до сведения главы фирмы и понимает, что без его персонального вмешательства дело не решить.

Внимание! Служебную записку нередко путают с докладной.

Эти две категории письменных обращений внутри компании действительно схожи в самом главном – они имеют информационную направленность и подразумевают определенные действия от того, кому адресованы.

Они касаются либо того или иного специалиста, либо деятельности конкретного подразделения. Тем не менее, докладная записка более иерархически окрашена: ее пишут всегда «снизу вверх», то есть от нижестоящего специалиста – находящемуся на более высокой должности.

Служебная же может быть адресована и представителю того же ранга, что и автор, и тому, кто по должности ниже. Мало того, она адресуется и представителям организаций-партнеров. По сути, докладная записка является подвидом служебной, как и объяснительная.

По поводу отличия служебной записки от докладной, смотрите комментарий специалиста.

Должен ли руководитель составлять документ?

Должен, но в тех случаях, если он желает что-то донести до сведения специалиста или руководителя какого-то подразделения и ждет конкретных действий в ответ.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

СЗ в электронном виде

Стоит отметить, что на многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому СЗ может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи СЗ экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Рекомендуем к прочтению: Заявление о неуплате алиментов образец

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Больше материалов по теме:

Сюжеты

Документы

  • Постановление Госстандарта РФ от N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р . Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

— Власть. Право. Налоги. Бизнес

  • О проекте
  • Реклама на сайте
  • Обратная связь
  • Подписка на рассылки
  • Сделано в Санкт-Петербурге
  • Facebook
  • Twitter
  • Вконтакте

Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна

Зачем нужны записки

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Служебная записка – пример написания

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» — это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя – сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Источники

Использованные источники информации.

  • https://nsovetnik.ru/obyasnitelnaya_zapiska/kak_napisat_sluzhebnuyu_zapisku_obrazec_primer_napisaniya_teksta_blank/
  • http://zakonosfera.ru/cat-num-12/oformlenie-sluzhebnoy-zapiski-po-gostu-obrazets.php
  • https://glavkniga.ru/elver/2012/20/870-uchimsja_pisati_zapiski_dokladnie_sluzhebnie_objjasnitelinie.html
  • https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-imya-direktora.html
  • https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/sluzhebnaya-zapiska-ot-rabotnika-tseli-i-obrazets
  • https://grazhdaninu.com/trud/trud-dok/sluzhebnaya-zapiska-primer.html
  • https://assistentus.ru/forma/0286041-obrazec-dokladnoi-zapiski/
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий