Как нотариус заверяет копии документов

 

Многие документы требуют нотариального заверения - только тогда они имеют юридически значимую силу. Лучшее издательство для настоящего бухгалтера. В декабре 2019 г. нас читают в бухгалтериях 30000 российских компаний. Присоединяйтесь!

Правовые акты, регулирующие нотариальное освидетельствование документов

В своих действиях нотариус должен руководствоваться «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате», в которых прописана ответственность за совершенные действия. Такой договор составляется не менее, чем на год. В договоре обязательно указываются условия возмещения причиненного имущественного вреда в период действия договора, учитывая срок исковой давности согласно с законодательством России.

Заверение документов нотариусом

Итак, заверение документов нотариусом – это специальное действие, которое осуществляется специальным уполномоченным лицом (нотариусов), которое свидетельствует о том, что документ действительно является подлинником, а в случае заверении копий о том, что в данное копии содержится абсолютно тоже самое, что и в оригинале.

Получи ответ на свой вопрос за 15 минут

155 юристов готовы Вам помочь.

Если производится заверение копии, то по сути нотариус даже не устанавливает, действительно ли имеются такие правоотношения, которые установлены в документы или нет, он лишь заверяет, что информация абсолютно такая же, как и в оригинале, а также удостоверяется во всех реквизитах, например, подписи, адресата, гриф об утверждении и т. д.

Основным правовым актом в данной сфере является Федеральный законов «Основы законодательства РФ о нотариате». Следует понимать, что подобные акты хотя и сделаны в основном для того, чтобы именно сотрудники государственных органов и иных связанных с ними организацией понимали свои права и обязанности и знали, что им можно делать, а что нельзя.

Тем не менее, они все равно становятся очень полезными и для обычных граждан на тот случай, если, например, сотрудник государственного органа исполняет свои права и обязанности неправильно, либо вовсе нарушает права и законные интересы обычных граждан. В таких случаях, если знать права и обязанности сотрудников государственных орган, обычный гражданин может знать, что они злоупотребляют своими полномочиями и тем нарушают права обычного гражданина.

На такой случай, лучше всего подавать жалобы, не соглашаться с подобными действиями и т. д. Тем не менее, стоит обращать на «размытые» формулировки в законе, когда полностью нельзя понять может право на это сотрудник или нет, в конечном итоге, это может обернуться не в пользу гражданина, если не доказать иное.

При заверении копий различных актов стоит обратить внимание, что это является важной процедурой для различных лиц. Очень часто требуется предоставление оригинала, так как копии в некоторых делах не имеют смысла, но что делать если оригинал предоставить невозможно сразу во все места, куда нужно, либо вообще не хочется отдавать оригиналы просто так, так как их могут потерять, забыть и т. д. В этом случае выходом из ситуации и является нотариально заверенная копия, так как в этом случае заверение говорит о том, что это полностью такой же документ, как и оригинал, а если заверения нет, то нет и официального подтверждения данного факта. Примерами, когда часто имеет место удостоверении копии, например, кода гражданина принимают на работу, но ему нужно подать документ в несколько различных мест. Либо, когда студенты поступают в университеты и документы также подаются в несколько мест, некоторые университеты, конечно, не требуют оригинала сразу, а при поступлении просто оригинал предоставляется до определенного числа, когда все обстоятельства уже будут известны.

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта... утв. Постановлением Правительства РФ от № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ № 4462-1:

  • <или>главой местной администрации;
  • <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от № А72-15314/2009; ФАС ЦО от № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от № 65-ст (далее — ГОСТ Р ), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р .

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизитыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X; п. ГОСТ Р ; Постановления ФАС ВСО от № А10-2449/2010; ФАС ПО от № А65-8702/2005-СГ3-33.

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  • <или>отдельно заверить каждый лист копии;
  • <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от № ММ-3-06/[email protected]:

  • заверительную надпись;
  • подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
  • печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Фото 1

Нотариально заверенная копия

Нотариально заверенная копия также имеет огромное значения для хозяйствующих субъектов в виде коммерческих юридических лиц и ИП. Например, юридическое лицо невозможно зарегистрировать без заверенной нотариусом копии, также, как и получить разрешение на осуществление определенной деятельностью.

Более того, в гражданских правоотношениях нередко требуется нотариальное заверение договора. В некоторых договорах это прямо предусмотрено законом, поэтому без нотариального заверения не будет соблюдена форма, а значит договор не будет считаться заключенным.

Заверить копию можно только в том случае, если вместе с ним предоставляется оригинал данного акта, дабы можно было сверить содержание и реквизиты. Кроме того, содержащиеся там сведения не должны нарушать законы Российской Федерации.

Копия заверяется не только владелец данных документов, но и иное лицо. Тем не менее, данное лицо обязательно проверяется нотариусом, так как документ может содержать определенные сведения, которые, например, не подлежат разглашению. Причем лицо не обязательно должно быть полностью дееспособным в то время, когда заверяются копии указанных документов.

Нотариус обязательно должен обращать внимание на то, соответствует ли содержание данного документа законам Российской Федерации, а также на тот факт, что данный документ можно заверять в соответствии законом.

Нотариус естественно должен обладать определенные навыками, например, он должен обязательно владеть тем языком, на котором был написан документ. Например, легко может оказаться, что документ подписывается с иностранной компанией, где второй договор заполнен на иностранном языке. Нередка даже такая ситуация, когда договор составлен на языке региона Российской Федерации (если таковой имеется), в который нотариус переехал, и язык которого он просто не знает. В таком случае, если нотариус не может удостоверить содержания документа, то заверение документа данный нотариусом недопустимо.

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • <или>нотариус;
  • <или>сама организация (сам предприниматель).

Источники

Использованные источники информации.

  • https://whatdocs.ru/%d0%ba%d0%b0%d0%ba%d0%b8%d0%b5-%d0%b4%d0%be%d0%ba%d1%83%d0%bc%d0%b5%d0%bd%d1%82%d1%8b-%d0%b7%d0%b0%d0%b2%d0%b5%d1%80%d1%8f%d0%b5%d1%82-%d0%bd%d0%be%d1%82%d0%b0%d1%80%d0%b8%d1%83%d1%81
  • https://jur24pro.ru/populyarnye-temy/grazhdanskoe-pravo/zaverenie-dokumentov-notariusom-notarialno-zaverennaya-kopiya/
  • https://glavkniga.ru/elver/2012/1/474-zaveriti_kopiu_dokumenta_nadlezhaschim_obrazom.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий